QUY TRÌNH XUẤT BẢN

Bước 1. Gửi bản thảo cho tạp chí

Tác giả tạo tài khoản và gửi bản thảo bài báo qua hệ thống quản lý tạp chí trực tuyến (https://vjfc.nifc.gov.vn/vn). Sau khi hoàn tất quá trình gửi bản thảo, tác giả liên hệ sẽ nhận được thông báo số ID tương ứng của bản thảo qua email. Bản thảo gửi đến cho tạp chí phải chưa được xuất bản hoặc không đang trong quá trình xem xét xuất bản dưới bất kỳ ngôn ngữ nào ở các tạp chí khoa học khác.

Bước 2: Đánh giá sơ bộ bản thảo

Tổng biên tập kiểm tra, sàng lọc sơ bộ các bản thảo được gửi đến tạp chí và đánh giá sự phù hợp của bản thảo đối với phạm vi và những tiêu chí cơ bản của tạp chí. Các bản thảo không phù hợp với phạm vi và những tiêu chí của tạp chí sẽ bị từ chối bởi Tổng biên tập và tạp chí sẽ gửi thông báo từ chối đăng bài kèm theo lý do đến tác giả. Nếu bản thảo phù hợp, tổng biên tập chỉ định một biên tập viên điều phối có trình độ chuyên môn phù hợp với nội dung và lĩnh vực nghiên cứu của bản thảo. Thời gian thông thường để đưa ra quyết định ban đầu là khoảng 3-5 ngày.

Bước 3: Đánh giá của biên tập viên điều phối

Biên tập viên điều phối có trách nhiệm rà soát, đánh giá kỹ lưỡng mức độ phù hợp của bản thảo với phạm vi và các tiêu chí của tạp chí. Đối với những bản thảo có chất lượng không đạt yêu cầu hoặc không phù hợp với phạm vi và tiêu chí của tạp chí, biên tập viên điều phối gửi báo cáo cho Tổng biên tập để đưa ra quyết định từ chối mà không qua phản biện. Tạp chí sẽ gửi thông báo từ chối đăng bài kèm theo lí do đến tác giả. Bản thảo phù hợp với phạm vi và tiêu chí của tạp chí sẽ được biên tập viên điều phối gửi tới chuyên gia phản biện để đánh giá bản thảo.

Bước 4: Mời chuyên gia phản biện

Biên tập viên điều phối xác định các chuyên gia có chuyên ngành phù hợp tham gia phản biện cho bản thảo và gửi thư mời phản biện bản thảo tới ít nhất hai chuyên gia phản biện. Trong trường hợp có chuyên gia phản biện từ chối phản biện hoặc không phản hồi lời mời phản biện trong thời gian quy định (2 tuần), biên tập viên điều phối tiến hành mời thêm chuyên gia phản biện để đảm bảo mỗi bản thảo được đánh giá bởi tối thiểu hai chuyên gia phản biện. Tất cả bản thảo gửi đến tạp chí sẽ được quản lý thống nhất và trải qua quy trình phản biện kín một chiều. Quy trình phản biện kín một chiều cho phép chuyên gia phản biện biết về danh tính tác giả, tuy nhiên tác giả không biết danh tính của chuyên gia phản biện.

Bước 5: Phản biện

Chuyên gia được mời tiến hành quá trình phản biện dựa trên những tiêu chí được tạp chí đưa ra, cung cấp cho ban biên tập kết luận về bản thảo và gửi lại kết quả nhận xét cho tạp chí trên hệ thống quản lý trực tuyến. Thời gian thông thường để chuyên gia phản biện cho bài báo là hai tuần. Bản thảo có thể được kết luận theo các khả năng sau: Chấp nhận đăng, Sửa chữa nhỏ, Sửa chữa lớn, Từ chối.

Bước 6: Quyết định về bản thảo

Dựa trên kết quả nhận xét của các chuyên gia phản biện, biên tập viên điều phối tổng hợp kết quả phản biện và đưa ra đánh giá cho bản thảo theo các khả năng sau: Chấp nhận đăng, Sửa chữa nhỏ, Sửa chữa lớn, Từ chối. Trong trường hợp có sự khác biệt lớn về kết luận của hai chuyên gia phản biện, bản thảo sẽ được biên tập viên điều phối gửi tới chuyên gia phản biện thứ ba và dựa trên kết quả đánh giá của tất cả các chuyên gia phản biện để đưa ra kết luận cho bản thảo.

6.1. Chấp nhận đăng

Trường hợp bản thảo được kết luận là Chấp nhận đăng, biên tập viên điều phối gửi tổng biên tập đưa ra quyết định chấp nhận đăng bài và gửi thông báo tới tác giả thông qua email. Sau đó, bản thảo được chuyển tới ban thư ký để tiến hành chỉnh sửa trước khi xuất bản.

6.2. Sửa chữa nhỏ và nộp lại bản thảo

Trường hợp bản thảo được kết luận là Sửa chữa nhỏ, biên tập viên điều phối gửi thông báo tới tác giả kèm theo kết quả phản biện thông qua email để tác giả tiến hành chỉnh sửa bản thảo. Tác giả sửa chữa bản thảo dựa trên ý kiến nhận xét của ban biên tập và các chuyên gia phản biện, giải trình những ý kiến phản biện, gửi lại bản thảo và bản giải trình ý kiến phản biện trên hệ thống của tạp chí trong thời gian sớm nhất.

Thông thường, nếu bản thảo chỉ phải sửa chữa để giải quyết các vấn đề nhỏ và cải thiện tính rõ ràng mà không làm thay đổi nội dung cơ bản bản thảo. Biên tập viên điều phối xem xét bản thảo đã sửa và đưa ra đánh giá mà không phải gửi lại cho chuyên gia phản biện. Trong trường hợp bản thảo cần phải được xem xét thêm về mặt chuyên môn, biên tập viên điều phối có thể gửi các chuyên gia phản biện xem xét lại. Dựa trên bản thảo đã sửa và giải trình ý kiến phản biện của tác giả, biên tập viên điều phối quyết định các bước tiếp theo: Tiếp tục sửa chữa hoặc chấp nhận đăng (theo 6.1).

6.3. Sửa chữa lớn và nộp lại bản thảo

Trường hợp bản thảo được kết luận là Sửa chữa lớn, Biên tập viên điều phối đưa ra quyết định và gửi thông báo tới tác giả kèm theo kết quả phản biện thông qua email để tác giả tiến hành chỉnh sửa bản thảo. Tác giả sửa chữa bản thảo dựa trên ý kiến nhận xét của ban biên tập và các chuyên gia phản biện, giải trình những ý kiến phản biện, gửi lại bản thảo và bản giải trình ý kiến phản biện trên hệ thống của tạp chí trong thời gian sớm nhất.

Biên tập viên điều phối xem xét bản thảo đã sửa và bản giải trình ý kiến phản biện của tác giả. Sau đó, biên tập viên điều phối gửi lại bản thảo và bản giải trình cho chuyên gia phản biện đánh giá lại. Dựa trên kết quả phản biện lại, biên tập viên điều phối quyết định các bước tiếp theo: Chấp nhận đăng (theo 6.1), tiếp tục sửa chữa hoặc từ chối (theo 6.4).

6.4. Từ chối

Trường hợp bản thảo được kết luận là Từ chối đăng, biên tập viên điều phối gửi tổng biên tập đưa ra quyết định và gửi thông báo tới tác giả qua email, đồng thời, cung cấp lí do cụ thể không chấp nhận bản thảo kèm theo kết quả phản biện cho tác giả.

Bước 7: Chỉnh sửa bản thảo và xuất bản

Sau khi kết thúc quá trình phản biện, bản thảo được chấp nhận đăng sẽ được chuyển cho ban thư ký của tạp chí để chỉnh sửa các lỗi đánh máy, chính tả, trích dẫn tài liệu tham khảo (nếu có) và cuối cùng sẽ được định dạng theo format của tạp chí.

Nếu bản thảo bằng tiếng Việt cần được dịch sang tiếng Anh, ban thư ký sẽ trao đổi với tác giả để thống nhất việc chuyển dịch là do tác giả hay ban thư ký thực hiện. Nếu tác giả là người chuyển dịch, ban thư ký của tạp chí có trách nhiệm kiểm tra bản dịch đảm bảo phù hợp với bản gốc đã được phản biện. Nếu ban thư ký chuyển dịch, tác giả sẽ nhận được và xác nhận đồng ý với bản dịch trước khi ban thư ký tiến hành các bước tiếp theo. Bản thảo chỉnh sửa cuối cùng này sẽ được gửi cho tác giả liên hệ và tổng biên tập để đọc, rà soát các lỗi còn lại trong vòng tối đa là 5 ngày. Sau đó, bản thảo sẽ được ban thư ký hoàn thiện trước khi được xuất bản trực tuyến trên website của Tạp chí (bản điện tử) và gửi đến bộ phận in ấn của tạp chí.

Quy trình xuất bản: